Avui us volem parlar d’un fet molt important i que afecta a molts dels nous clients: la gestió documental per a professionals i què diu la llei sobre això.
Si ets autònom, segur que et sona això: documents acumulats, factures que es perden, papers barrejats… Un autèntic maldecap! A més, perdre documentació fiscal no només genera estrès, sinó que pot suposar-te multes de fins a 1.500 €.
A Box HomeSpace hem preparat aquesta guia senzilla per ajudar-te a evitar problemes i tenir-ho tot sota control.
📅 Quant temps has de conservar cada document?
Hem preparat una taula ràpida perquè consultis fàcilment els terminis obligatoris:
👉 Consell extra: Conserva els documents fins a 10 anys si tens exercicis oberts a inspecció.
💻 Digitalitza els teus documents sense perdre validesa
Oblida els munts de paper: digitalitzar és pràctic, eficient i segur. Aquí tens alguns trucs ràpids:
- ✅ Utilitza un escàner a alta resolució (mínim 300 dpi)
- ✅ Signa electrònicament amb certificat digital o DNI electrònic
- ✅ Guarda documents fiscals oficials en format PDF amb CSV (Codi Segur de Verificació)
- ✅ Emmagatzema sempre en format PDF/A (ideal per arxiu)
- ✅ Crea còpies al núvol i en un disc extern xifrat
- ✅ Posa un nom clar i senzill a cada arxiu (ex.: 20240430_Factura_0031.pdf)
🗃️ Idees pràctiques per emmagatzemar documents físics
Encara que digitalitzis, sempre queden documents que has de conservar en paper. Aquí tens algunes idees pràctiques:
- 📦 Caixes arxivadores resistents, etiquetades per anys
- 📚 Prestatgeries modulars metàl·liques, ideals contra humitat
- 📑 Usa separadors per protegir contractes i documents importants
- 📱 Etiqueta amb codis QR enllaçats a documents digitals
- 🗂️ Agrupa documents relacionats en carpetes individuals (factura + contracte + albarà)
- 💧 Col·loca deshumidificadors o bossetes anti-humitat si l’emmagatzematge és prolongat
📍 On guardar els teus documents amb total seguretat?
A Box HomeSpace sabem com és de difícil mantenir en ordre tota la teva documentació professional, especialment quan treballes des de casa o tens un petit negoci.
Oferim trasters per a professionals amb condicions úniques:
- 💰 Des de 20€/mes, IVA inclòs
- 🔐 Sense fiança ni permanència
- ⏰ Accés 24/7 amb seguretat total
- 📐 Espais adaptats des d’1 m² per a petits arxius fins a magatzems complets
💬 “Des que faig servir Box HomeSpace per guardar els meus documents, dormo molt més tranquil·la sabent que ho tinc tot ordenat i segur.” – Marta, freelance
🚀 Quina conclusió en treiem?
Tenir la documentació ben organitzada no només és una obligació legal, és tranquil·litat pel teu dia a dia professional. A Box HomeSpace Sabadell t’ajudem a ordenar els teus documents fàcilment perquè puguis enfocar-te en fer créixer el teu negoci sense preocupacions.
📞 T’agradaria saber-ne més? Truca’ns al 689 164 815 o visita les nostres oficines!